Rregullore e Arkives në KUR

REPUBLIKA E SHQIPERISE KOLEGJI UNIVERSITAR “REALD”

RREGULLORE E ARKIVËS

(Miratuar me Vendimin nr. 19, datë 01.08.2017 të Senatit Akademik)

Vlorë, 2017

RREGULLORE E ARKIVËS

Në degën e protokoll-arkivës punohet në bazë të ligjit për arkivat dhe në rregulloren mbi normat tekniko profesionale dhe metodologjike të sherbimit arkivor në Republikën e Shqipërisë.

KREU I
DETYRAT E PËRGJITHSHME TË ARKIVË-PROTOKOLLIT

Detyrat e përgjithshme të arkivë-protokollit janë:

Pranon, evidencon dhe shpërndan korrespondencën zyrtare që vjen në Rektorat si dhe kryen veprimet për nisjen e korrespondencës zyrtare në destinacionin përkatës;
Cdo dokument pasi hyn në universitet, pasi regjistrohet, i jepet Rektorit dhe në mungesë të tij kancelarit dhe zv/rektorëve në varësi të tij;
Shpërndan dokumentet sipas përcaktimit të titullarit, punonjësve;
Regjistron në regjistrin e korrespondencës çdo dokument që prodhohet në institucion per tu dërguar jashtë tij;
Kontrollon e kërkon zbatimin e kërkesave që duhet të përmbush një dokument;
Hap dosjet sipas pasqyrës emërtuese dhe sistemon gjatë gjithë vitit,vendos e sistemon në to, dokumentet përkatëse;
Plotësonkërkesatpërshfrytëziminoperativtëdokumentave;
Ruan dhe mirëmban dokumentat sipas rregullores së përgjithshme të Drejorisë së Arkivave;
Bën ekspertizën e vlerës së ruajtjes së dokumentave dhe vepron sipas vendimeve të komisionit të ekspertizës, i cili ngrihet me urdhër të rektorit;
Protokollon dhe mban të gjitha vendimet,urdhërat,shkresat e rektorit të ASAR dhe dekanatit;
Protokollon e administron çdo dokument tjetër të brendshëm të tilla si; raporte, studime, relacione, procesverbale, etj.;
Mban ruan e administron vulën e institucionit sipas akteve të Këshillit të Ministrave dhe vendos vulën e KUR sipër firmës së drejtuesve të zgjedhur
Në rast dëmtimi të vulës, ajo asgjësohet me procesverbal me urdhër të Rektorit;
Ndalohet përdorimi i vulës në dokumenta e shkresa të cilat nuk kanë emërtim të saktë që janë bërë të palexueshme dhe që janë nënshkruar nga persona të paautorizuar dhe jo kompetent;

15. Në bazë të Rregullores së Arkivës, ruan dhe arkivon të gjithë dokumentacionin që protokollohet sipas afateve të përcaktuara;

16. Zbaton çdo urdhër të posaçëm të Rektorit për situata të veçanta,urgjente e ngjarje të rëndësishme në jetën e universitetit, në zbatim të legjislacionit në fuqi.

KREU II.
PËRPUNIMI, PROTOKOLLIMI, QARKULLIMI DHE ADMINISTRIMI I KORRESPODENCËS ZYRTARE

Punonjësi i protokoll-arkivës përgjigjet për këto detyra:

Zyra e protokoll – arkivës kujdeset dhe përgjigjet për ruajtjen dhe përdorimin e vulës zyrtare të institucionit, sipas akteve ligjore e nënligjore për arkivat,të rregullores së rektoratit dhe urdhërave të Rektorit;
NësektororganizohetpunapërshfrytëziminedokumentevengaRektorati,fakultetetsidhe nga persona fizikë e juridikë sipas kërkesave të tyre,me autorizimin nga Rektori. Fondi arkivor ndodhet në zyrën e Arkivës, ku punohet për sistemin dhe informatizimin e arkivit ndër vite dhe kjo punë po realizohet me shpejtësi, me korrektësi dhe me përgjegjësi;
Nëshkresateardhurangafakultetet,universitetetetjera,institucionetendryshmenëvend, sidomos nga ministria përgjegjëse për arsimin, të cilat janë të përditshme, lexohen problemet e ngritura në to, lidhen me praktikat që disponon sektori i protokollit, pastaj protokollohet, evidentohen në librin e korrespondencës së Rektorit, pasi siglohen nga rektori, shpërndahen tek zv/rektorët, si dhe nëpër njësitë e rektoratit;
Pasi përpunohen shkresat nëpër zyrat e rektoratit, sillet në protokoll për t’u dorëzuar tek rektori, zv/rektori dhe tek administratori për firmë. Pasi firmosen fillon protokollimi i tyre bëhen gati zarfet për fakultetet, i nstitucionet e ndryshme në vend që nuk janë të pakta;
Mban lidhje me drejtuesit e drejtorive dhe sektorëve të rektoratit, informon ata për dokumentet që janë në proces, si dhe për afatin e përfundimit të procedurave dhe dorëzimit të tyre në sektorin e protokoll-arkivit;
Ndjekdhekërkonzbatiminngatëgjithënëpunësitdhespecialistëterektoratit,fakulteteve për standartet e shkresave zyrtare;
Informonnëçdokohëdrejtuesit,rektorin,zv/rektorëtdhekancelarin,lidhurmeproblemet që dalin në procesin e punës në sektorin e protokoll-arkivës, me praktikat ditore dhe mujore të korrespondencës të rektoratit me të tretë;
Në sektor bëhet përpunimi i brendshëm tekniko-shkencor i dokumenteve të vendosura në dosje, hartohet inventari përkatës për secilën dosje duke i ndarë ato në të përhershme dhe të përkohshme. Kjo detyrë duhet të përfundojë brenda 6 -mujorit të parë të vitit pasardhës.

9. Kur është e nevojshme, nxjerrja e shkresave nga arkivi, bëhet me kërkesën e rektorit, zv/rektorit, administratorit dhe të punonjësve të rektoratit, si dhe nga fakultetet e KUR.

KREU III
DETYRAT E SEKTORIT TË STATISTIKËS

Detyrat e sektorit të statistikës janë:

TëstudiojëdhetëaplikojëinformatizimineaktivitetittëKURnëzbatimtëligjitperArsimin e Lartë;
Të realizojë informatizimin si rrjet informatik unik në rektorat dhe në secilin fakultet për shkëmbimin e ndërsjellë të informacionit;
Tësigurojëinformatiziminetëdhënavestudimore,përpërmirësiminecilësisënëfakultete;
Tësigurojënëpërmjterrjetitinformatiklidhjenedrejtorivedhesektorëvendërmjettyreduke bërë të mundur kështu shkëmbimin direkt të informacionit të përpunuar;
Tëhartojëprograminetreguesvedheevidencaveqëfakultetetidërgojnënërektorat;
Tëhartojëprograminezhvillimittëkompjuterizimittërektoratitdhefakultetevembibazëne të cilit hartohet programi i investimeve;
Të kujdeset për mirëmbajtjen e sistemit të kompjuterëve;
Të zbatojë programin aktual të statistikës sipas kërkesave të ministrisë përgjegjëse për arsimin dhe sipas modeleve të miratuara nga INSTAT;
Bën grumbullimin dhe përpunimin e treguesve dhe evidenton ato;
Analizon treguesit e përpunuar, nxjerr përfundime dhe i vë ato në dispozicion të drejtorive si dhe sektorëve të ndryshëm;
Të ndihmojë dhe të kontrollojë fakultetet për organizimin dhe zbatimin e programeve dhe shërbimit informative dhe statistikor;
Nxjerr të dhëna statistikore të programuara dhe i dërgon ato në afatet e caktuara në ministrinë përgjegjëse për arsimin, Institutin e Statistikës, etj;
Bashkëpunon me drejtoritë e tjera në rektorat, ministrinë e Arsimit dhe institucione të tjera për treguesit, mbi numrin e studentëve sipas viteve, stafin akademik,kuotat e regjistrimit dhe gjithçka që i nevojitet rektoratit;
Të harmonizojë shërbimin statistikor, treguesit e ndryshëm sipas nevojave të drejtorive dhe sektorëve të tjerë në rektorat;
Të përgatisë informacione për rektorin;
Të kontrollojë zbatimin e programit informatik dhe statistikor;